Características y ejemplos de un oficio, memorando, circular, carta e informe.

Partes de un oficio

• Membrete

Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.

• Nombre de Año

Es la denominación que se le da al año actual.

• Lugar y fecha

Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

• Numeración

En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.

• Destinatario

Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.

• Asunto

Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.

• Referencia

Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

• Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme..."

• Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.

• Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.

• Iniciales

Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.

• Anexo

Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico, que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo:, y se categorizan en la Categoría:Anexos.

• Distribución

Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

Partes de un memorando

El memorando tiene las siguientes partes obligatorias:

·         Lugar y fecha

·         Código

·         Destinatario

·         Asunto

·         Cuerpo

·         Despedida o antefirma

·         Firma y posfirma

·         "con copia"

·         Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

·         Membrete

·         Nombre del año

·         Referencia

·         Sello

·         Anexo

·         Redacción del texto

El texto del memorando comprende dos secciones:

Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "sírvase..."

"Sírvase comunicar a esta dirección el record de... "

Existen muchas fórmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las formulas: "sírvase..." (Como en el caso anterior) y "comunico a Ud...." como en el siguiente:

"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..."

Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases:

"Por el presente..."

"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..."

"Me dirijo a Ud....”

"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... "

Exposición: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos.

Partes de un circular

• Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
• Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
• Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.

Partes de una carta

Características de una carta formal

• Hay un receptor (destinatario) y un emisor (remitente).
• Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
• Posee una actitud cortés y amable.
• Busca impresionar positivamente al destinatario.
• Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
• Busca dar información completa.

Características lingüísticas de la carta

• Utiliza frases cortas.
• Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
• Usa oraciones completas organizadas correctamente.
• No abrevia las palabras.
• Utiliza una puntuación adecuada.
• Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos.

Ejemplo de comunicación formal

Ejemplos de comunicación formal:

Reuniones, juntas, entrevistas, cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocráticas)

La empresa Juguetes Reunidos, S.A. ha decidido que el nombre del nuevo muñeco que van a fabricar lleve un nombre que haya sido elegido por la plantilla. A tal efecto convoca un concurso, y pide que sea el departamento de Marketing el que establezca las reglas y condiciones del mismo.

El departamento de Marketing, envía un correo electrónico a todo el personal, en el que informa de la iniciativa, se exponen los motivos de la misma y se solicita la participación general. En el correo se adjuntan tres documentos:

• Bases del Concurso
• Formulario de Inscripción
• Presentación del muñeco para el que se busca nombre

Asimismo se informa de quién es la persona de contacto tanto para la entrega de los formularios de inscripción como para la resolución de cualquier duda. Se destacan claramente su teléfono y dirección de correo electrónico.En este ejemplo la comunicación formal se produce de forma correcta, el emisor elige el canal adecuado, una red en X, y toma todas las medidas necesarias para asegurar el feed-back de los receptores.