REDES DE COMUNICACIÓN, CANALES Y MEDIOS.

Para dirigir, un administrador en cualquier nivel que esté situado, debe dar órdenes o instrucciones, de comunicación, de motivación, de liderazgo y de coordinación, que son los principales componentes de la organización para dirigir. El talento del buen administrador reside en saber utilizar todas esas formas o medios.   

INSTRUCCIONES Y ÓRDENES

a) Órdenes generales: Son aquellas destinadas a todas las personas de la empresa, indistintamente. Las ordenes generales constituyen obligaciones de todos los funcionarios de la empresa, como marcar la entrada y salida del personal, cumplir con el horario de trabajo, presentar credencial de identificación, etc.

b) Órdenes específicas:

Son aquellas destinadas a determinadas personas. Constituyen obligaciones de algunas personas relacionadas con su servicio a organismo de la empresa, como la elaboración de informes de los representantes o vendedores que viajan constantemente, la elaboración de informes sobre un vehículo, en el caso de los choferes, etc.

c) Órdenes verbales:

Son aquellas transmitidas a viva voz. Son las órdenes mas frecuentemente dadas en la empresa, en contactos directos entre el supervisor y sus subordinados. Por lo tanto, las órdenes verbales necesitan ser muy bien explicadas con el fin de asegurar la adecuada comprensión, y deben ser repetidas con cierta frecuencia para evitar su olvido.

d) Órdenes escritas:

Son aquellas transmitidas mediante alguna carta o documento. La mayoría de las empresas de gran tamaño exigen que toda orden sea dada por escrito, para que sea convenientemente documentada. La orden escrita tiene la ventaja de evitar confusiones o malos entendidos.

CANALES Y MEDIOS

Los medios y canales de los que se dispone en una empresa para solicitar, recibir y enviar información son básicamente el teléfono, el fax, el correo, la mensajería y el computador. Cada uno de estos medios o canales ofrece una serie de ventajas.

Hay que destacar, que cuando hablamos de medios nos referimos al sistema global que me da la posibilidad de mandar una información, y al referirnos a canales señalamos el recurso físico o humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje.           

TELÉFONO/FAX

La búsqueda de información por teléfono suele ser muy rápida y eficaz. Es muy importante disponer de un lista telefónica de elaboración propia con todos los teléfonos y fax de interés para la empresa: clientes, proveedores, fabricantes, distribuidores, centros de información, de documentación, librerías, información telefónica y asociaciones del sector. Es importante señalar que la información obtenida por teléfono es muy rápida, pero no es oficial y, por tanto, no ofrece garantía de fiabilidad si no es confirmada por escrito vía fax, correo o personalmente.

CORREO

Si la información no es urgente, o si se quiere obtener por escrito, se puede solicitar por teléfono, por fax ,o bien por medio de una carta para que la envíen por correo, como, por ejemplo, el solicitar un catálogo de productos con sus características y precios. Cuando la información es importante, es mejor enviarla por correo certificado.

COMPUTADOR

La documentación obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora, utilizada en los disquetes de los computadores y en el CD- ROM. Otro soporte es el óptico (láser) del CD- ROM que es la versión informática del compact disk de sonido, puede reproducir tantos discos de audio como los que contienen información computacional: imágenes, programas y datos.

MENSAJERÍA

Para recoger y enviar información escrita, importante, original o urgente, lo mejor es hacerlo a través de mensajeros. Las mensajeros ofrecen tarifas especiales a las empresas en función del volumen de trabajo, de la regularidad, etc.

REDES DE COMUNICACIÓN

El concepto de Comunicación Organizacional existe bajo diferentes definiciones con varios puntos comunes que, a modo de resumen, te destacamos a continuación. Esta particular forma de comunicarse en las instituciones ocurre en un complejo sistema (llámese empresa, institución, organización, etc.), compuesto por personas (públicos internos), las cuales día a día experimentan rutinas laborales que le obligan, conciente o inconscientemente, a desarrollar procesos de interrelación y convivencia con sus pares. En este sentido, y en general como cada uno de los seres humanos, los trabajadores poseen actitudes particulares, emociones y habilidades individuales que afloran de acuerdo a las circunstancias y herramientas provistas por su medio de acción directo.

REDES FORMALES DE COMUNICACIÓN

Este tipo de sistema de comunicación surge, por lo general, de las cúspides administrativas de la organización con el objetivo de que se cumplan las metas productivas trazadas por la misma entidad institucional. En otras palabras, estas redes establecen las responsabilidades y deberes explícitos y específicos que deben cumplir los grupos de trabajadores dentro de la organización.

REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓN

Paralela a la comunicación formal, existe la comunicación informal, la que se funda en las relaciones espontáneas y de simpatía, y dan lugar a una interrelación personal de naturaleza afectiva y duradera. Es así, que desde un punto de vista comunicacional, se le puede definir como aquella que comprende el traspaso de información que se produce en forma espontánea y que suele contribuir a la eficiencia de la organización para alcanzar sus objetivos.

Algunas ventajas posibles de la comunicación informal

• ·         Supervivencia
• ·         Autorrealización
• ·         Estimación
• ·         Seguridad
• ·         Creación de seguridad
• ·         Amor (afecto)
• ·         Reducción de la ansiedad

TIPOS DE REDES

La periodista y magíster en Comunicación Social, Bárbara Délano Alfonso, en su libro Relaciones Públicas en Chile, define cinco tipos de redes, las cuales te detallamos a continuación:

a) CADENA: en este tipo de red, los miembros se traspasan información mediante la interacción con los integrantes continuos (pares), pero sin embargo, el círculo no se llega a cerrar. Habitualmente, esta tipología se da en las instituciones castrenses o en organismos altamente jerarquizados.

b) CIRCULO: en este tipo de red, al igual que la anterior, la información se transmite por los pares, con la diferencia de que el círculo se logra cerrar, mejorando el grado de descentralización y aumentando el feedback o retroalimentación.

c) ESTRELLA: en este tipo de red, todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados y no existe contacto con los pares. Esta red suele darse en grupos de alta cohesión cooperativa y de bajo índice social.

d) RUEDA: éste es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de conducción de los flujos comunicacionales. Este tipo de red funciona operativamente en grupos de fuerte coherencia interna, con objetivos claramente delineados.

Una desventaja que presenta este modelo, es que al ofrecer poco debate interno, se cae en un elevado índice de errores, ya que existe carencia de feedback o retroalimentación.

e) TODOS LOS CANALES: este modelo es el ideal, el de máxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una organización. En él, todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y superiores. Es el modelo utópico y democrático, que escasamente, se da en las organizaciones.